גיבוי נתונים 3-2-1 הוא כלל פשוט וקל לזכירה: שלושה עותקים של המידע, על שני סוגי אחסון שונים, ועותק אחד לפחות מחוץ למשרד. הכלל הזה קיים שנים רבות, והוא עדיין אחת הדרכים היעילות ביותר להבטיח שעסק לא יאבד מידע קריטי בגלל תקלת חומרה, טעות אנוש, גניבה או מתקפת כופרה.
הרבה עסקים קטנים סומכים על עותק יחיד, למשל כונן חיצוני שמחובר כל הזמן למחשב. אם הכונן נפגע יחד עם המחשב, או אם נוזקה מצפינה גם אותו, אין לאן לחזור. הכלל 3-2-1 נועד לסגור בדיוק את הפער הזה.
## מה המשמעות של כל מספר
המספר שלוש מתייחס לשלושה עותקים בסך הכול: הנתונים המקוריים ועוד שני גיבויים. ככל שיש יותר עותקים, הסיכוי שכולם ייפגעו באותו אירוע קטן יותר.
המספר שתיים מתייחס לשני סוגי אחסון שונים, למשל שרת או התקן אחסון ברשת מצד אחד, ושירות ענן מצד שני. כך תקלה שמאפיינת סוג אחד של מדיה לא תפגע בכל העותקים. המספר אחת הוא עותק מחוץ לאתר, שמגן עליכם מהצפה, שריפה, פריצה או גניבה במשרד.
## איך מיישמים בעסק קטן
התחילו במיפוי: אילו נתונים חיוניים לפעילות? חשבוניות, מסמכי לקוחות, מסד נתונים של האתר, מיילים וקבצי עבודה. לא כל דבר צריך אותה רמת הגנה, אבל מה שעצירתו תפגע בעסק חייב להיכלל.
לאחר מכן בחרו פתרון אוטומטי. גיבוי שנעשה ידנית נשכח מהר. הגדירו תזמון קבוע, והחליטו כמה נתונים אתם מוכנים לאבד, כלומר כל כמה זמן יש לגבות. עסק שמנפיק חשבוניות כל יום לא יסתפק בגיבוי חודשי.
## עותק שאי אפשר למחוק
כופרה מתקדמת מחפשת גם את הגיבויים ומנסה להצפין או למחוק אותם. לכן כדאי שלפחות עותק אחד יהיה מנותק מהרשת הרגילה או מוגן מפני מחיקה ושינוי למשך תקופה מוגדרת. אל תשאירו את כל הגיבויים נגישים עם אותה סיסמה שמשמשת את העובדים ביום יום.
## בדיקת שחזור: החלק שרוב העסקים מדלגים עליו
גיבוי שלא נבדק הוא רק הנחה. קבעו מועד קבוע, למשל אחת לרבעון, לשחזר קובץ או מערכת לדוגמה ולוודא שהכול נפתח ושהתהליך לוקח זמן סביר. בדיקה כזו חושפת בעיות כמו גיבוי חלקי, הרשאות חסרות או סיסמת הצפנה שאיש לא זוכר.
תעדו מי אחראי על הגיבוי, איפה שמורים מפתחות ההצפנה, ומה הצעדים לשחזור. כשקורה אירוע, אין זמן לחפש הוראות.
## סיכום
הכלל 3-2-1 לא דורש תקציב גדול או ידע עמוק, אלא משמעת: שלושה עותקים, שני סוגי אחסון, עותק אחד מחוץ לאתר, ובדיקת שחזור קבועה. עסק שמיישם זאת יודע שגם ביום הרע ביותר יהיה לו ממה להמשיך.